Dobře vedená pracovní porada se zaměstnanci je podle průzkumů jednou z nejlepších účelných forem řešení problémů. Stačí přitom jen malý přešlap ze strany manažera a osob, které porady vedou a stanou se naprostou ztrátou času. Vzhledem k tomu, že v některých firmách tvoří porady i padesát procent pracovní doby, jsou znalosti z oblasti vedení porad naprostou nezbytností.
Samozřejmě, že každá porada ubírá obrovský kus pracovní doby, během které je každý zaměstnanec schopen odvést velký kus vlastní práce. Dvojnásobek to ale platí v případě, že člověk nemá na poradě co dělat nebo není pro skupinu, která se právě na poradě nachází, žádným přínosem – nemá nic společného s projektem nebo zkrátka a dobře není vůbec nutné, aby byl na poradě přítomný. Porady jsou přitom pro správné fungování organizací a projektů ve firmách naprosto stěžejní, dokáží vyřešit problémy a částečně vychovat zaměstnance a hlavně jsou schopné budovat tým. To vše platí jen v případě, jsou-li porady vedeny účelně a efektivně.
Příprava je na prvním místě
Příprava je skutečně pro každou nastávající poradu nezbytnou záležitostí, bez které se případné setkání stává jen mrháním času všech zúčastněných. Na začátku je třeba si stanovit a upřímně si říct, čeho hodláte na poradě vlastně dosáhnout, jaký je cíl porady. Jakmile si sami zodpovíte tuto poměrně jednoduchou otázku, zcela sám vám z toho vypadne seznam osob, které by se měli porady zúčastnit a kteří by samozřejmě měli o poradě dopředu vědět, aby byli schopni se připravit. Vůbec nejlepším řešením, pokud jde o přípravu porady je, pokud si manažer dá tu práci a dopředu všem zúčastněným zašle zápis, který je platný pro konkrétní poradu. V zápisu jsou uvedeny veškeré informace a především zápis obsahuje stručnou agendu, která se bude během porady řešit. Pokud některý z pozvaných už dopředu ví, že nebude mít na poradě co říct, nemusí se jí vůbec účastnit, což šetří čas i peníze firmy.
Naprostou samozřejmostí by mělo být, že všichni účastníci porady budou vědět o agendě, zápisu, místě i času konání dopředu. Stává se pak minimálně, že se někdo nemůže zúčastnit, každý musí umět naložit se svým časem, kterého není nazbyt. Vůbec nejhorší je, pokud je porada zrušena z minuty na minutu manažerem, který je hlavním účastníkem porady a který ji mimo jiné svolal.
Místo a čas
I tento bod se zdá být naprosto banálním, ale správný výběr místa a času porady jsou důležitým aspektem. Obecně se doporučuje dělat porady během ranních a dopoledních hodin, kdy ještě nejsou zaměstnanci tak unavení a mají celý den před sebou. Dvojnásobně to platí v souvislosti s poradami, u kterých je pravděpodobné, že by se mohly protáhnout i na několik hodin. S tím ostatně souvisí i výběr vhodného místa pro poradu. Pokud jste si naprosto jisti, že porada bude trvat několik hodin a účastníci budou po několika hodinách unavení. Pro dlouhé a náročné porady jsou vhodné větší, světle vymalované místnosti, které působí na první pohled velmi pozitivně. Na škodu není ani menší občerstvení, voda a káva, které po několika prosezených hodinách nad složitými otázkami přijdou každému vhod.
Průběh ovlivňuje ten, kdo poradu vede
Průběh i aktuální téma porady je zásadně ovlivňován člověkem, který stojí v jejím vedení. Musí se jednat o osobu přiměřeného sebevědomí, která nemá problém skočit do aktuálního tématu a přerušit jej, ale to jen v případě, že se právě debata ubírá špatným směrem. Zároveň se však musí jednat o pokorného člověka, který je schopen a hlavně ochoten druhé poslouchat, vyslechnout a objektivně posoudit jejich názor bez jakýchkoli předsudků. Osoba, která poradu vede, je do posledního slova zodpovědná za její průběh, za vyjadřování i chování svých kolegů a hlavně za výsledek, kvůli kterému jsou všichni zúčastnění přítomni.
Co se v žádném případě nesmí promítat během pracovní porady, jsou osobní problémy. Ať už se jedná o problémy manažera nebo některého ze zaměstnanců, takové věci zkrátka a dobře do práce nepatří. Pokud má nadřízený se zaměstnancem nevyřešené osobní problémy, rozhodně je třeba vyříkat si je co možná nejdříve a nezatahovat do nich, to především, ostatní kolegy.
Na konci každé porady by měla být rekapitulace, proto je vhodné, zejména při větších poradách, pořizovat v průběhu zápis. Stručný závěr, který je všem přítomným představen v bodech, rozhodně nikomu neuškodí a vedení je tak schopno zrekapitulovat nejen rozdělení práce na dohodnutou dobu, ale i termíny, které je třeba v souvislosti s některými projekty dodržovat. Na škodu není ani konečný stručný elektronický zápis, který je následně všem zúčastněným odeslán.
Komentáře
Přidat komentář