Dostali jste za úkol zorganizovat školení pro zaměstnance? Nebo připravujete
přednášku pro firemní partnery či seminář pro veřejnost? Na co, kromě vhodného
řečníka, nesmíte zapomenout, aby si účastníci odnesli skvělý zážitek?
1. Rozešlete včas pozvánku účastníkům V dnešní době je zvykem posílat pozvánky elektronicky. Vytvořte tedy stručné a výstižné pozvánky, které rozešlete alespoň 14 dní před akcí, ideálně dříve. Napište jim, jak a do kdy vám mají svou účast potvrdit. V průběhu času pak ještě účastníky připomeňte.
2. Vyberte vhodný prostor Kolik hostů chcete na akci mít? Podle odhadovaného počtu přichystejte dostatečný počet židlí, místo pro promítací plátno a odpovídající prostory. Pokud je akce vhodná spíše pro méně účastníků, vyberte prostory menší, aby to nevypadalo, že jich dorazilo málo.
3. Budete chystat catering? Pokud akce trvá déle než čtyři hodiny, je vhodné nachystat pro účastníky občerstvení. Ať už poptáte externího dodavatele nebo firemní kuchyni, nepodceňujte prázdný žaludek hostů. Jestliže je necháte vyhladovět, jejich výkon a soustředění rapidně klesne. Hladový člověk zkrátka nepřemýšlí o tom, jak dovést firmu k vyšším ziskům. Pokud akce trvá kratší dobu, můžete účastníkům zajistit alespoň vodu. Nachystat na stůl karafy s vodou a citronem a plastové kelímky vás nezruinuje, a mnoho účastníků to velmi ocení.
4. Zajistěte techniku a před začátkem akce ji zkontrolujte Není nic nepříjemnějšího než zjištění, že projektor nefunguje pět minut před akcí. Takový první dojem na své hosty jistě udělat nechcete. Vyzkoušejte proto všechny mikrofony, notebook i projektor hodinu až dvě před začátkem akce. To samé platí pro vyzkoušení prezentace, ověřte si, že tento formát počítač opravdu přečte a vše funguje tak, jak má.
5. Vytvořte vhodné podmínky v místnosti V zimě se postarejte o topení, v létě naopak o klimatizaci, Vyzkoušejte, zda je dobře vidět na promítanou prezentaci a pokud je potřeba, zastiňte okna pro větší tmu.
6. Rozdělte role Kdo se bude starat o techniku? Kdo bude doplňovat vodu, popřípadě občerstvení, uvádět akci, hovořit na akci či hosty u vchodu vítat s dárkem a usazovat? Bude někdo akci dokumentovat? To vše musíte mít naplánováno ještě před startem události a zajistit případného náhradníka pro tyto úkony.
7. Co si účastníci odnesou domů? Dejte jim nějakou vzpomínku na akci, aby zase rádi přišli. Ať už je to bloček a tužka díky kterým si vytvářeli během akce pozvánky, nebo malý dárek.
Samozřejmostí je pak vhodné oblečení a úprava vzhledu všech vystupujících. Šaty zkrátka stále dělaj´člověka, a od rozcuchaného nebo nevhodně oděného řečníka si těžko účastníci nechají dávat rady.
Komentáře
Přidat komentář