Přidat nabídku práce
  • Domů
  • Úřady práce
  • Vysoké školy
  • Registrace
  • Přihlásit
  •  

Flek.cz ...nabídka práce

 

Efektivní využití emailu

Tipy na email

Jen málokterý ze zaměstnanců, jenž je v práci odkázán na práci s počítačem a především pak s emailem, stíhá svou práci během pracovní doby, tedy během obvyklých osmi hodin. Příčin může být mnoho. Práce je na jednoho člověka až příliš, kolegové nejsou schopni dodat práci, na které stojí ta vaše, včas nebo jako zaměstnanec nedokážete plně využít svůj čas a správně s ním naložit.

Umět v práci správně naložit s časem je tak trošku umění. Dvojnásobek to platí v případě, že máte jako zaměstnanec práce skutečně nad hlavu a rádi byste odcházeli každý den ze zaměstnání tzv. s čistým stolem. Jednou ze základních činností je právě správné využití vašeho času pokud jde o používání elektronické pošty. Dle různých statistik stráví běžný zaměstnanec zhruba dvacet hodin týdně jen tím, že vyřizuje elektronickou poštu. Do statistik navíc nejsou zahrnuty osobní emaily, ale jen ty ryze pracovní.

Přečtěte si také: 

Státní svátky a prázdniny 2016

Sdílené služby - o co jde? 

Firemní kultura 

Pracovní x osobní emaily

Máte-li pracovní email nastaven i jako emailovou adresu určenou pro osobní poštu – informační emaily slev, newslettery apod., je naprosto jasné, že vám budou i tyto emaily přicházet během pracovní doby. Vhodné je proto rozlišit osobní a pracovní poštu už jen kvůli času, který nad vyřizováním osobní pošty strávíte během pracovní doby. Nemůžete-li si v práci dovolit žádné časové ztráty, je pro vás tohle řešení naprosto optimální. Pracovní poštu si navíc můžete účelně rozdělit a netřeba se zabývat emaily, které pro vás v danou chvíli nejsou žádnou prioritou.

Jak již bylo řečeno, práce s poštou není nic snadného. Pokud například pracujete jako zaměstnanec zpracovávající cenové nabídky zboží, očekává se, že během dne vám může přijít i několik desítek emailů, které je zkrátka a dobře nutné vyřídit. Práci narušuje i neustále narůstající počet emailů, kontrolujte proto email buď po dodělané práci, nebo jednou za dvacet minut. Na práci se budete daleko víc soustředit a nebudete odvádět svou pozornost od jednoho úkonu k druhému. Jednou za čas prolétněte letmo emaily a ty, které je možné vyřídit během dvou až pěti minut, si stanovte jako primární. U těch ostatních postupujte dle priority nebo náročnosti ve zbytku pracovní doby.

Nezapomeňte na předmět zprávy

Ačkoli se zdá být předmět zprávy jako zbytečnost, opak je pravdou. Nejenže se snadno zorientujete ve své vlastní poště, později můžete některou z vybraných zpráv najít právě podle předmětu. Adresátovi i sobě usnadníte práci, ušetříte čas a když vám samotným přijde email, který bude mít konkrétní název v předmětu, sami se můžete dopředu rozhodnout, zda se do práce pustíte nebo ji odložíte na později. Pamatujte přitom i na to, že email rozhodně není nástrojem ke všemu. Nedokážete-li správně formulovat do emailu, co vlastně chcete nebo potřebujete, vsaďte na telefonát, který vám zabere jen pár minut, vyřeší váš problém a možná se tím dokonce vyhnete zdlouhavé emailové korespondenci, která nebude nabírat konce.

Součástí každého emailu je dnes úkolový kalendář, který je skutečně velmi dobrým pomocníkem. Musíte v práci myslet na několik věcí najednou? Neobejdete se bez svých vlastních poznámek na snadno ztrácejících se papírcích? Pak se rozhodně začněte učit s úkolovým kalendářem, díky kterému už nikdy na nic nezapomenete. Kalendář vám včas připomene vše, na co vy nestíháte během pracovního týdne myslet. 

Publikováno: 13.6.2016   |   Zobrazeno: 326x

Komentáře

Napsat vzkaz

Jméno:
E-mail:
Vzkaz:
Souhlasím Tato webová stránka používá k analýze návštěvnosti soubory cookie. Používáním tohoto webu s jejich použitím souhlasíte. (Další informace)