Osnova, která vám usnadní jakýkoliv dlouhodobý úkol

Pokud jste v práci dostali nějaký úkol nebo projekt – tedy zadání, které je pro vás nové a má jasně daný začátek i konec, můžete se řídit podle jednoduché osnovy, která se úspěšně používá v projektovém řízení dle Project Manager Institute. Jakmile si tento postup osvojíte, můžete ho aplikovat i mimo váš pracovní život, například při pořádání velké narozeninové oslavy, stavbě zahradního jezírka nebo třeba hledání nového zaměstnání. Začnete tím, že si práci vhodně rozvrhnete dle smysluplné osnovy.

Řízení celého úkolu si rozdělte do pěti základních fází, které uvádí Jan Doležal v knize Projektový management: komplexně, prakticky a podle světových standardů:

• zahájení (definování) – definování projektových cílů a účelu, zahájení aktivit
• plánování – naplánování, jak budou splněny požadavky a cíle projektu (které metody a postupy budou použity); specifikace provedení, časového plánu a finančního rozpočtu
• vykonání - realizace vstupů a dodávek naplánovaným způsobem
• sledování (monitorování) – kontrola stavu a postupu projektových prací, aby byly včas zjištěny odchylky od plánu, a ty mohly být zavčas korigovány
• ukončení – ověření, že hotový úkol odpovídá aktuální definici toho, co se mělo udělat (odpovídá specifikaci v zadání), a uzavření všech nedokončených prací, např. dokumentace (včetně dokumentace vyhodnocení průběhu projektu).

Při zahájení si napište na papír, jaký je hlavní účel projektu, který realizujete. Čeho chcete dosáhnout? Čím konkrétnější budete, tím lépe se vám bude úkol plnit.

Nyní se zamyslete nad tím, jak cílů dosáhnete. Nebojte se pracovat s papírem a tužkou, opět si představte výslednou situaci a hledejte řešení a postupy pro úspěšnou realizaci. Co vás to bude stát? Kde finance seženete? Jaký je časový rozvrh vašeho úkolu? Napište si přesné milníky, abyste věděli, zda průběžně stíháte.

Potom, co jste shromáždili tyto poznatky, přichází samotný výkon aktivity na jejich základu. Můžete se pustit do díla, ať už jdete shánět novou práci, stavět, nebo zvát hosty na vaši událost.

Sledování je důležité proto, abyste zjistili, zda se vaše práce vyvíjí úspěšně. Ideální je, pokud si před její realizací zadáte čísla, podle kterých budete moci úspěšnost měřit. Například kolik potenciálních zaměstnavatelů denně oslovíte, kolik telefonátů uskutečníte, nebo třeba kolik kg chcete měsíčně zhubnout. Díky těmto číslům můžete korigovat své výsledky.

Ve fázi ukončení zhodnotíte, jak jste byli celkově úspěšní a díky nově nasbíraným poznatkům můžete ještě práci upravit a příště vylepšit.

Jestliže se budete řídit touto osnovou, jak v práci tak v soukromém životě se vám bude snadněji plnit průběžně dlouhodobé úkoly či projekty. Díky ucelenému postupu, tužce a papíru nebudete muset denně věnovat tolik energie přemýšlení nad jednotlivými aktivitami. Strategickým postupem zefektivníte jakýkoliv dlouhodobý úkol, kterému se v následujících dnech chystáte věnovat.