Jak funguje lidský mozek? Podle Davida Allena je to mocný nástroj, který ovšem neradno brzdit přehlcováním paměti, respektive nutnosti si pamatovat a připomínat různé záležitosti. Jeho metoda Getting Things Done (v češtině Mít vše hotovo) je promyšleným systémem pro časový management s důrazem na minimalizování nutnosti si pamatovat povinnosti a rozpracované úkoly. Podle Allena totiž mozek nejlépe pracuje nezatížen těmito problémy.
Myšlenka je to pěkná - zbavme mozek nutnosti si pamatovat každou hloupost a soustřeďme se vždy na konkrétní úkol plnou kapacitou našeho myšlení. Jak ale tvůrce této metody ve svých knihách a na školeních ukazuje, tak abychom něčeho takového dosáhli, potřebujeme si vybudovat hlavně efektivní poznámkový aparát, o kterém je praktická část systému GTD (Getting Things Done).
Jak GTD funguje?
Aby systém fungoval, musí být efektivní. Podle ohlasů na Allenův systém je zřejmé, že Getting Things Done fungovat může, ale rozhodně vás to nenaučí jeden článek. Proto pouze nastíníme základní principy praktického použití.
Pět fází
První fází je sesbírání podkladů, zadání, úkolů, předsevzetí, plánů, prostě všeho, s čím se dá v GTD nějak operovat, což je v zásadě jakákoliv činnost.
Druhou fází je zpracování všeho, co máme ve schránce. Tato fáze může vyústit i v řešení konkrétních úkolů, ale pouze pokud je lze vyřešit do 2 minut (pokud se totiž úkol dá stihnout takto rychle, nemá smysl s ním dále v systému pracovat, jen by ve výsledku jeho další udržování v systému zabralo více času než ony 2 minuty).
V další fázi dochází k hlubší organizaci všech záležitostí, k jejich rozdělení podle charakteru. Do kalendáře se zapisují na přesném datu závisející záležitosti, do projektu zase úkoly složené z více kroků, do čekání pak ty, které jsme v předchozím kroku delegovali na někoho jiného, a prostě čekáme na výsledek a podobně.
Čtvrtá fáze je kontrolní a zhodnocuje se v ní, zda děláte to, co zrovna dělat máte, jak jste na tom s plněním úkolů a podobně. Zevrubnější zhodnocení probíhá na týdenní bázi, zatímco uvědomění si provádění správných úkolů je vlastně neustálé.
Poslední fází je udělání konkrétních záležitostí, které ale nemusí nutně probíhat na časové bázi (ale zavedení termínového pořadače do systému je i autorem metody podporováno a úspěšně vyřešeno), ale například v závislosti na kontextu, naší zbývající energii a podobně.
High tech GTD nebo low tech?
Metoda GTD vyžaduje přemístění organizačních věcí z hlavy kamsi jinam. Ale kam? To je jen na vás - jestli máte jen notýsek, GTD vás nebude nijak omezovat proti majitelům iPadů. Ostatně metoda je výrazně starší než elektronika pohodlně přenosných rozměrů neustále připojená na internet. High tech GTD tedy využívá hlavně programů a aplikací, zatímco low tech si vystačí s poznámkovým blokem (ne tím na PC) a propiskou.
Letové hladiny, aneb dlouhodobý přesah metody
Odhlédneme-li ještě na chvíli od ryze praktické stránky metody, tak GTD nabízí i onen myšlenkový přesah, bez kterého by nebyla tak atraktivní a snadno uchopitelná. Jako systém organizace práce je sice Getting Things Done opravdu funkční, ale podle autora (David Allen na svých přednáškách a školeních na následující věc klade velký důraz) pomáhá i v určení cílů, seřazení priorit, a to ne jen těch krátkodobých. Allen k tomu používá výšku ve stopách, kdy aktuální priority "létají" v 10 000 stopách, ve 20 000 jsou stále ty, za které jsme zodpovědní, zatímco ve 30 tisících se vznášejí dlouhodobé cíle (rok až dva v budoucnosti) a v 50 000 stopách už je celý náš život. GTD však nepostupuje od těchto velkých cílů ke konkrétním úkolům, dělá to opačně - díky GTD si máme udělat pořádek v hlavě a každodenních úkolech, abychom až následně mohli pracovat s cíli většími a vzdálenějšími.
Užitečné tipy
Jeden článek vás GTD nenaučí, to ani jedna přednáška Davida Allena (ano, ta vás pro to možná víc nadchne), ale pro zájemce o metodu už vyšla v češtině původní publikace a bible GTD, v češtině nazvaná jako Mít vše hotovo.
Chcete-li se rovnou zařadit mezi high tech GTD uživatele, pomůže vám v tom celá řada aplikací pro organizaci času, například To Do Ist, Remember The Milk, Evernote a podobně. Tyto aplikace vás samotný systém ale nenaučí, takže se možná budete chtít podívat i na teoretické zázemí i praktické postupy, které vyčtete z originálních (a ochrannou známkou chráněných) popisů metody GTD.
Komentáře
Přidat komentář